Dall’ufficio di Reggio al lavoro da remoto: come creare un accordo di lavoro di team efficace

Sono le 22:30 e una collega che lavora da casa, a Messina, invia un messaggio aspettandosi una risposta immediata. Un collega in sede a Reggio Calabria non vede la necessità di controllare Slack fino a lunedì mattina.

Senza un accordo, le persone non sanno chi prende le decisioni né quale galateo nella comunicazione sia accettabile. Quando una parte del team è in ufficio e l’altra lavora a distanza, queste differenze si accumulano più in fretta. Diventa così più difficile concordare un modo di lavorare comune.

Un accordo di lavoro risolve il problema permettendo ai membri del team di stabilire linee guida su come comunicare e collaborare. A differenza di un regolamento, di solito viene redatto insieme da tutti i membri del team.

Di seguito trovi le basi di un accordo di lavoro di team, cosa includere e i passaggi per crearne uno.

Che cos’è un accordo di lavoro di team?

Un accordo di lavoro stabilisce linee guida su come un team comunica, collabora e gestisce i disaccordi. Raccoglie le regole condivise del team, scritte insieme dai suoi membri. È nato nei team agile e le aziende lo hanno presto adottato anche nei team ibridi, interfunzionali e da remoto.

Non coincide però con un mandato del team né con un contratto di squadra. Un mandato viene redatto all’avvio del progetto, di solito dal responsabile del team, e definisce lo scopo, gli obiettivi e le tempistiche del team. Un contratto è un documento legalmente vincolante che elenca obblighi, condizioni e aspettative, e la sua violazione può comportare conseguenze legali.

Un accordo di lavoro è diverso: riguarda il comportamento del team e viene scritto insieme dal team stesso.

Alcune persone considerano l’accordo solo un regolamento, ma può fare davvero la differenza nel coinvolgimento dei dipendenti. Il rapporto State of the Global Workplace 2026 di Gallup rileva che solo l’11% dei dipendenti in Italia è coinvolto nel proprio lavoro.

Un accordo di lavoro di team affronta parte di questo divario a livello di squadra, perché chiarisce cosa il team si aspetta da ciascuno.

Elementi da includere in un accordo di lavoro di team

Per prima cosa, cerca di capire come va d’accordo il team. I membri si conoscono bene? Si sentono a proprio agio a lavorare insieme? Le risposte ti aiutano a definire modalità di lavoro adatte al team.

Quando redigi l’accordo, includi le categorie riportate di seguito. Ognuna include esempi di accordi di lavoro per rendere il concetto più concreto:

1. Regole di comunicazione: Stabilisci un tempo di risposta accettato dal team. Ad esempio, ai messaggi su Slack si risponde entro tre ore, mentre alle email entro un giorno lavorativo. Definisci inoltre le regole per i contatti fuori orario e il formato preferito per i feedback (comunicazione asincrona o conversazione dal vivo).
2. Regole per le riunioni: Elenca le regole di base del team: gli orari standard in cui i membri devono essere disponibili online, le riunioni in cui la videocamera deve essere attiva e cosa accade quando qualcuno annulla all’ultimo minuto.
3. Regole decisionali: Metti per iscritto chi ha l’autorità di prendere e approvare le decisioni. Aggiungi una strategia per risolvere i disaccordi. Ad esempio, i membri possono discutere la questione in modo asincrono prima di sottoporla al responsabile del team.
4. Norme sui conflitti: Definisci il protocollo di risposta per chi non segue le linee guida dell’accordo. Potrebbe trattarsi di un colloquio individuale o di un messaggio su Slack.

Queste quattro categorie sono standard in qualsiasi accordo di lavoro. Puoi comunque aggiungere le regole necessarie al tuo team, come una policy sull’uso dell’AI.

L’articolo 19 della legge 81/2017 richiede che ciascun accordo stabilisca i tempi di riposo e le misure che consentono alla persona di disconnettersi dagli strumenti di lavoro. Le regole sugli orari fuori lavoro non dovrebbero richiedere una disponibilità maggiore di quella prevista da tali accordi.

Come creare un accordo di lavoro

Un workshop sugli accordi di lavoro offre a te e al team lo spazio per confrontarvi e definire regole condivise. Prevedi un’ora e mezza per i team in ufficio e una finestra di 48 ore per i team distribuiti. Se il team è misto, con alcune persone in sede e altre da remoto, scegli la finestra di 48 ore. Così chi lavora a distanza ha lo stesso spazio per contribuire di chi è in sala riunioni.

Il quadro seguente ti aiuta a gestire un workshop fluido ed efficace.

Fase 1: raccogli i contributi individuali prima della sessione

Le domande iniziali aiutano le persone ad arrivare con le idee chiare. Prima della sessione, chiedi loro:

• Cosa renderebbe il lavoro del team più semplice e meglio coordinato?
• Quale processo li rallenta o dove si trovano bloccati in questo momento?

In un contesto agile, questa fase è chiamata «scrittura silenziosa». Aiuta i membri del team più riservati a esprimere dubbi o difficoltà prima dell’inizio della discussione di gruppo.

Puoi usare Google Forms o un modulo di Notion per raccogliere risposte anonime. Anche i post-it digitali su una lavagna Miro o FigJam funzionano bene.

Fase 2: conduci la sessione, raggruppa, vota e definisci gli impegni

Quando arrivano le risposte, suddividile in categorie, ad esempio comunicazione, riunioni, processo decisionale o risoluzione dei conflitti. Riassumi ogni categoria in due o tre frasi.

Poi leggi ad alta voce ogni categoria, così il gruppo potrà individuare schemi da affrontare in un accordo di lavoro agile.

Il voto a punti è una tecnica molto usata in questo caso. Ogni membro riceve un numero di voti pari a circa un quarto degli elementi sulla lavagna e li assegna a quelli più importanti. Gli elementi con più voti entrano nella rosa ristretta e vengono presi in considerazione per l’accordo finale.

Non affollare la lavagna con troppe categorie, perché questo genera confusione. Da otto a dodici elementi è un numero ideale, che corrisponde a due o tre voti per ciascuno. Prima della votazione, ricorda ai membri perché stanno votando e in che modo i voti determinano il risultato.

Per i team da remoto, la struttura rimane la stessa. Svolgila tramite una videochiamata con una lavagna digitale condivisa.

Fase 3: documenta, firma e distribuisci

Ora verifica che tutti siano d’accordo con le linee guida finali. È qui che un modello di accordo di lavoro dimostra la sua utilità: compilalo con le regole votate dal team. Scrivi frasi chiare in un documento condiviso che tutti possano aprire.

Lascia che ogni membro del team aggiunga il proprio nome o firmi le linee guida come segno di coautorialità. Esportare il documento in PDF semplifica la raccolta delle firme, perché ognuno può modificare il PDF direttamente nel browser e inserire il proprio nome senza stampare il file. Quando tutti hanno firmato, puoi aggiungerlo ai materiali di onboarding affinché i nuovi membri del team acquisiscano familiarità con le linee guida.

Per evitare escalation o confusione inutili, fissa l’accordo in un punto che tutti possano raggiungere subito. Usa un wiki del team, l’intestazione di una pagina Confluence o un messaggio fissato su Slack, in base agli strumenti che utilizzi.

Come ottenere il consenso di tutti

Scrivere un accordo di lavoro è solo il primo passo. La vera sfida è fare in modo che le persone lo considerino un punto di riferimento anziché una formalità.

Ecco tre strategie per evitare che le linee guida vengano ignorate:

1. Dai voce a tutti: i membri del team che ritrovano il proprio contributo nell’accordo finale sono più propensi ad adottarne i principi. La coautoria crea un senso di responsabilità e può incoraggiare le persone a usare il documento.
2. Indica le conseguenze della violazione delle norme: spiega brevemente cosa succede quando i membri del team non seguono le linee guida. Potresti parlarne con la persona e darle un po' di tempo prima di rimproverare chiunque. In Italia, mantieni questo passaggio informale, ad esempio con un colloquio individuale, e lascia fuori dall’accordo le sanzioni disciplinari. Queste restano di competenza del datore di lavoro e l’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori consente una sanzione solo dopo che il dipendente ha ascoltato l’addebito e ha esposto la propria versione.
3. Rivedilo dopo due settimane: pianifica una verifica di quindici minuti due settimane dopo aver creato l’accordo. Ti mostra come i membri del team considerano il documento. Lo usano come punto di riferimento o come una formalità una tantum?

Creare il documento è importante, ma è altrettanto importante che il team condivida le regole e sia pronto a rispettarle.

Come un accordo di lavoro cambia il modo in cui lavora un team

Ovunque le persone lavorino insieme, qualche conflitto è quasi inevitabile. Un accordo di lavoro che affronta i punti di attrito e i tempi di risposta è un buon modo per gestirlo.

Quando i membri del team condividono i valori del progetto, si verificano meno incomprensioni e cicli di rielaborazione. La collaborazione diventa più semplice, riducendo indirettamente i tempi di inattività del progetto.

I team efficaci rivedono inoltre l’accordo dopo un cambiamento importante: un nuovo membro, il passaggio a una cultura del lavoro da remoto o un conflitto improvviso.

Punti chiave

• Il team redige insieme il proprio accordo di lavoro: comunicazione, riunioni, decisioni e conflitti.
• In Italia, verifica gli accordi di lavoro agile dei membri del team da remoto prima di definire le regole fuori dall’orario di lavoro.
• Raccogli prima i contributi, poi raggruppali, vota con i puntini e impegnati su 8–12 elementi.
• Esportalo come PDF, raccogli le firme e fissalo in un punto visibile a tutti.
• Rivedilo dopo due settimane, poi ogni sei-otto settimane.

Domande frequenti

Che cos’è un accordo di lavoro agile?

Nei team agili, l’accordo di lavoro stabilisce una base comune per il funzionamento del team durante uno sprint. Di solito comprende:

• Come vengono assegnate le attività
• Chi è responsabile delle decisioni
• Come lavorano al meglio i membri del team
• Come definire aspettative reciproche
• Come gestire la comunicazione nel team

L’accordo descrive il comportamento delle persone, che è diverso dalla definizione di «completato». Per la maggior parte dei team, «completato» significa semplicemente che i risultati previsti sono pronti. Scrum lo definisce diversamente: è lo standard formale di qualità che un lavoro concluso (un incremento) deve soddisfare.

In Scrum, un accordo di lavoro entra in gioco in genere quando si forma il team o sorgono attriti.

Con quale frequenza un team dovrebbe aggiornare il proprio accordo di lavoro?

Una buona regola è rivedere l’accordo di lavoro del team ogni sei-otto settimane, oppure non appena qualcosa cambia. Potrebbe trattarsi di un nuovo dipendente, di un cambiamento del modello di lavoro o di un conflitto che continua a ripetersi.

Dedica 15 minuti alla revisione, con un ordine del giorno chiaro. Esamina quali norme del team vengono rispettate e quali ignorate, e se qualche linea guida deve essere più specifica.

Qual è la differenza tra un accordo di lavoro e una carta del team?

Una carta del team viene redatta da un responsabile, di solito all’avvio del progetto. Un accordo di lavoro viene redatto dal team e definisce le sue attività quotidiane.

Molti team usano entrambi i documenti. La carta fornisce una direzione e rafforza la responsabilità, mentre l’accordo di lavoro riguarda il lavoro quotidiano.

Gli accordi di lavoro possono funzionare per i team da remoto?

Un accordo di lavoro è spesso ancora più indispensabile per i team da remoto che per quelli che lavorano nella stessa sede. Le regole informali che nascono in un ufficio condiviso raramente si formano su Slack, quindi è importante un accordo pensato per la comunicazione asincrona.

Concedi ai team da remoto 48 ore per condividere il proprio contributo alle linee guida e usa una bacheca digitale condivisa durante le videochiamate. Aggiungi anche norme specifiche per i team distribuiti, come i tempi di risposta per ogni fuso orario o gli standard di documentazione per le conversazioni che avvengono in chat.

Cosa sono le norme di un team?

Le norme di un team sono le aspettative e le regole condivise su come funziona il gruppo. Definiscono come il team lavora, comunica e risolve i conflitti. Le norme implicite, che le persone assimilano senza che vengano spiegate, sono diverse da quelle esplicite.

Per esempio, aspettare che i colleghi più esperti abbiano finito prima di parlare durante una riunione è una norma implicita. Un accordo di lavoro trasforma le norme implicite in norme esplicite, favorendo una migliore collaborazione e un maggiore controllo. Alcuni esempi di norme esplicite del team includono:

• Un quadro di riferimento per rispondere ai messaggi
• Usare la comunicazione asincrona per le questioni non urgenti
• Condividere l’ordine del giorno delle riunioni un giorno prima dell’incontro

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